近年、ビジネスシーンにおけるAIの活用は急速に進んでおり、特に生成AIは私たちの働き方を大きく変えつつあります。
中でも注目を集めているのがChatGPTです。
この革新的なツールを使いこなせば、提案書作成のような時間のかかる作業も、大幅に効率化できる可能性があります。
この記事では、ChatGPTを活用して提案書作成を効率化する方法、具体的なプロンプト例、そして利用する際の注意点まで、徹底的に解説します。
AIの力を借りて、あなたのビジネスを加速させましょう！
目次
- 提案書作成にChatGPTを活用する３つのメリット
- ChatGPTで提案書作成を効率化する３つの方法
- ChatGPTを使いこなすための５つのコツ
- ChatGPTを利用する際の３つの注意点
- ChatGPTをビジネスに活用する７つの方法
- まとめ
1. 提案書作成にChatGPTを活用する３つのメリット
提案書作成は、企画の意図を正確に伝え、相手を納得させるための重要なプロセスです。
しかし、構成を考えたり、文章を練ったり、図表を作成したりと、多くの時間と労力がかかります。
ChatGPTを活用することで、これらの課題を解決し、提案書作成を大幅に効率化できます。
具体的にどのようなメリットがあるのか、３つのポイントに分けて解説します。
①骨子や文章の自動生成による効率化
ChatGPTは、提案書の目的や条件を指定するだけで、自動でスライドの骨子や構成案、文章を作成できます。
例: 新規事業の提案書を作成する際、「ターゲット顧客は〇〇、提案するサービスは△△、目的は◇◇」といった条件をChatGPTに指示すると、それに基づいた構成案が数分で生成されます。
ポイント: ChatGPTによる骨子や文章の自動生成は、提案書作成の初期段階における効率化に大きく貢献します。
②誰でも思い通りの画像を生成可能
ChatGPTは、テキストで指示を出すだけで、誰でも思い通りの画像を自動生成できます。
専門的なデザインスキルがなくても、提案書の内容に合った高品質な画像を作成できます。
例: 「AIと人間が協力して働く未来のイメージ」という指示を出すだけで、カラフルで魅力的なイラストが生成されます。
ポイント: 画像生成機能により、デザインスキルがない人でも、提案書の質と説得力を高めることができます。
③グラフや表作成の自動化による作業時間短縮
ChatGPTにExcelなどのデータを読み込ませ、グラフや表の作成を指示することで、自動的にデータを適切に反映したグラフや表を生成できます。
手作業で作成するのに比べ、大幅な時間短縮につながります。
例: 売上データや市場調査データをChatGPTに読み込ませ、「〇〇色の棒グラフで、タイトルは△△」と指示すると、瞬時にグラフが作成されます。
ポイント: データ分析に基づいた提案書作成が、より効率的かつ迅速に行えるようになります。
2. ChatGPTで提案書作成を効率化する３つの方法
ChatGPTを活用することで、提案書の作成プロセス全体を効率化できます。
具体的にどのような方法があるのか、３つのステップに分けて解説します。
①提案書の構成案を作成する
ChatGPTに提案書の目的、ターゲット、盛り込みたい内容などを伝えることで、最適な構成案を提案してもらえます。
例: 新規サービスに関する提案書の構成案を作成する場合、以下の様なプロンプトを入力します。
あなたは新規事業の企画担当者です。
以下の目的と条件に基づき、AIを活用した顧客管理システム導入のための提案書の構成案を作成してください。
###目的
顧客管理システム導入のメリットを明確に伝え、導入を促したい。
###条件
・提案相手：中小企業の経営者
・提案書の骨子を項目ごとに箇条書きで記載
・全体の文量：1000字程度
・以下の内容を含める
提案書全体の概要、背景、目的、システムの概要、導入効果、費用、導入事例
・導入効果を重点的に記載する
【実際の回答例】
ポイント: 上記のような具体的なプロンプトを入力することで、目的に合った構成案を効率的に作成できます。
②各スライドの文章を作成する
ChatGPTに、構成案の各項目について、文字数や文体を指定して指示することで、短時間で高品質な文章を作成できます。
例: 前述の構成案例で作成した「導入効果」の項目について、スライドに載せる文章を作成する場合、以下の様なプロンプトを入力します。
上記で作成した構成案のうち「導入効果」の項目について、以下の条件に従って、スライドに載せる文章を作成してください。
###条件
・文量：300字程度
・文体：ですます調
・できるだけ短く簡潔な文章とする
・顧客管理システムの導入により、業務効率が向上し、顧客満足度が向上するという内容を含める
【実際の回答例】
ポイント: 具体的な指示をすることで、スライドの内容に合った文章を簡単に作成できます。
③必要なイラスト・図表・グラフを作成する
ChatGPTに適切なプロンプトを入力することで、短時間で高品質なイラストやグラフを作成できます。
Excelのデータを基にグラフを作成することも可能です。
例 1 (イラスト作成):
以下の条件に基づき、顧客管理システム導入のメリットをイメージしたイラストを作成してください。###目的
提案書を視覚的に魅力的にする
###条件
・システム導入によって業務が効率化され、笑顔で仕事をしている人々を描く
・明るい色を使い、ポジティブなイメージを与える
・アニメ調で親しみやすいイラスト
・縦：横=1：1
【実際の回答例】
例 2 (グラフ作成):
添付のExcelのデータを反映したグラフを、以下の条件に従って作成してください。
###条件
・グラフの種類：折れ線グラフ
・グラフの色：青色
・縦軸：顧客満足度
・横軸：システム導入前と導入後
・グラフのタイトルは「顧客満足度の変化」
ポイント: 具体的な指示を出すことで、提案書に合った画像やグラフを簡単に生成できます。
3. ChatGPTを使いこなすための５つのコツ
ChatGPTを効果的に活用するためには、単に質問を投げかけるだけでなく、いくつかのコツを意識することが重要です。
ここでは、ChatGPTを使いこなすための５つのコツを紹介します。
①できるだけ明確で具体的な質問/指示をする
5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識し、具体的な条件や制約を明示することで、より精度の高い回答が得られます。
例: 「提案書作成を手伝って」という抽象的な指示ではなく、「〇〇株式会社向けの、△△に関する提案書を作成するための構成案を、5つの項目に分けて提案して」というように、具体的かつ明確な指示を心がけましょう。
ポイント: 明確で具体的な指示は、ChatGPTの能力を最大限に引き出すための鍵となります。
②質問の背景や文脈を共有する
ChatGPTに「あなたは〇〇の専門家です」といった役割を与えることで、専門的な視点からの回答を得ることができます。
例: 提案書作成に関する質問であれば、「あなたはマーケティング戦略の専門家です。ターゲット顧客は20代女性で、SNSでの拡散を狙いたいと考えています。この状況を踏まえ、提案書に含めるべきポイントを3つ教えてください。」というように、背景情報を具体的に伝えましょう。
ポイント: 質問の背景や文脈を共有することで、より的を射た回答を得ることができます。
③回答の参考になる情報や回答例を記載する
参考情報や回答例を明示することで、ChatGPTは具体的なイメージを持って回答を生成できます。
例: 提案書の構成案を依頼する場合、参考になる既存の提案書の一部を提示したり、理想とする構成案のイメージを言語化して伝えることで、より精度の高い回答を得られます。
ポイント: 参考にできる情報や回答例は、ChatGPTの回答の質を向上させるための強力なツールです。
④最初から完璧な回答が得られなくても、何度も修正を依頼する
ChatGPTは、フィードバックを基に回答を改善していく能力を持っています。
一度の指示で完璧を求めず、何度も修正を依頼することで、徐々に理想的な回答に近づけることができます。
例: 提案書の文章を作成してもらった際に、表現が硬いと感じたら、「もう少し柔らかい表現で書き直してください」というように、具体的な修正指示をしましょう。
ポイント: 修正を重ねることで、より質の高い回答が得られます。
⑤期待する回答が得られない場合、質問/指示の仕方を改善する
どんなに丁寧に指示しても、期待する回答が得られない場合もあります。
その場合は、質問の仕方や指示の内容を根本的に見直す必要があります。
表現を変えてみたり、視点を変えて再度質問を試みましょう。
例: 回答が抽象的すぎる場合は、「具体的な例を挙げて説明してください」と指示したり、質問をより細分化してみましょう。
英語で指示を出してみるのも有効な場合があります。
ポイント: 質問の仕方を改善することで、ChatGPTから期待通りの回答を得られる可能性が高まります。
4. ChatGPTを利用する際の３つの注意点
ChatGPTは便利なツールですが、利用する際にはいくつかの注意点があります。
ここでは、ChatGPTを利用する上で知っておくべき３つの注意点を紹介します。
①個人情報や機密情報を入力しない
ChatGPTに入力した情報は、ChatGPTの学習データとして利用される可能性があります。
そのため、個人情報や社内機密情報などを入力してしまうと、情報漏洩のリスクがあります。
例: 顧客の名前や住所、会社の財務データ、未発表のプロジェクトに関する情報などは絶対に入力しないようにしましょう。
ポイント: 情報漏洩のリスクを避けるため、機密性の高い情報は入力しないようにしましょう。
②専門性やリアルタイム性が求められる情報の精度は比較的低い
ChatGPTは、インターネット上の情報を基に回答を生成しますが、専門性の高い情報やリアルタイムな情報の精度は必ずしも高くありません。
特に、法律、医療、金融などの分野においては、ChatGPTの回答を鵜呑みにせず、専門家の意見を必ず確認する必要があります。
例: 最新の法改正情報や、特定の病気の治療法などについては、ChatGPTの回答を参考程度にとどめ、必ず専門機関に問い合わせましょう。
ポイント: 専門性の高い情報については、ChatGPTの回答を過信せず、必ず他の情報源と照らし合わせましょう。
③回答や生成されたコンテンツを業務等に活用する場合はダブルチェックをする
ChatGPTが生成した回答やコンテンツは、必ずしも完全に正確とは限りません。
ChatGPTは、過去の情報を基に回答を生成するため、誤った情報や不適切な表現が含まれている場合があります。
例: 提案書を作成する場合、ChatGPTが生成した文章やデータが正しいか、必ず人の目でダブルチェックしましょう。
ポイント: 業務で利用する場合は、必ず人の目でダブルチェックを行い、正確性を担保しましょう。
5. ChatGPTをビジネスに活用する７つの方法
ChatGPTは、提案書作成以外にも、様々なビジネスシーンで活用できます。
ここでは、ChatGPTをビジネスに活用するための７つの方法を紹介します。
①リサーチ・翻訳・要約・分析
ChatGPTは、Webサイトの情報を収集したり、外国語の文章を翻訳したり、長文の文章を要約したりする作業を効率化できます。
これにより、情報収集や分析にかかる時間を大幅に削減できます。
例: 市場調査や競合調査、海外のニュース記事の翻訳などに活用できます。
②企画立案・フィードバック
ChatGPTは、企画のアイデア出しや、企画に対するフィードバックの役割も果たします。
人間では思いつかないような斬新なアイデアを提案してくれる可能性があります。
例: 新商品のアイデア出し、マーケティング戦略の立案、プレゼンテーション資料の改善などに活用できます。
③メール・企画書等の文書作成
ChatGPTは、メールや企画書、報告書などのビジネス文書を効率的に作成できます。
指示を出すだけで、適切な文体で、短時間で高品質な文書を作成できます。
例: 顧客へのメール、社内報告書、プロジェクトの企画書などに活用できます。
④ソフトウェア開発・デバッグ
ChatGPTは、プログラミングコードの生成や、デバッグ作業の一部を自動化できます。
これにより、開発工数とリソースを削減できます。
例: 簡単なプログラムコードの生成、既存のコードのデバッグなどに活用できます。
⑤チャットボット等による社内知見の検索・業務支援
ChatGPTを活用したチャットボットを導入することで、社員が社内の情報を簡単に見つけられるようになります。
業務に必要な情報にすぐにアクセスできるため、業務効率が大幅に向上します。
例: 社内FAQの検索、業務マニュアルの検索、社内ナレッジの共有などに活用できます。
⑥チャットボット等による顧客対応自動化
ChatGPTを活用したチャットボットを導入することで、顧客からの問い合わせに自動で対応できます。
24時間365日、迅速な顧客対応が可能になり、顧客満足度が向上します。
例: よくある質問への自動応答、製品に関する問い合わせへの対応などに活用できます。
⑦サービス機能・顧客体験の進化
ChatGPTを活用することで、既存のサービスの機能を改善したり、顧客体験を向上させることができます。
ユーザーのニーズに合わせた、よりパーソナライズされたサービスを提供できます。
例: おすすめ商品の提案、パーソナライズされたコンテンツの提供、顧客のニーズに合わせたサービスの開発などに活用できます。
6. まとめ
この記事では、ChatGPTを活用して提案書作成を効率化する方法、具体的なプロンプト例、利用する際の注意点、そしてビジネスにおける様々な活用方法について解説しました。
ポイントをまとめると…
- ChatGPTを活用することで、提案書作成にかかる時間を大幅に短縮できる。
- 構成案、文章、画像、グラフなどを自動で生成できる。
- 具体的な指示や背景情報の共有が、より精度の高い回答につながる。
- 個人情報や機密情報の入力は避け、回答は必ずダブルチェックする。
- 提案書作成以外にも、様々なビジネスシーンで活用できる。
次のアクション:
この記事で得た知識を基に、ぜひChatGPTをビジネスに活用してみてください。
最初は小さなタスクから始め、徐々にその可能性を広げていくのがおすすめです。
AIの力を借りて、あなたのビジネスをさらに加速させましょう。